Robotic Process Automation: Hilfe bei finanziellen Prozessen
Prozesse definieren Erfolg oder Scheitern eines Unternehmens. Je effektiver die internen Prozesse gestaltet sind, desto effektiver kann ein Unternehmen die Werte generieren, die es fortbestehen lässt. Hier können Software-Roboter helfen.
Mit der Digitalisierung und der im Jahr 2011 initiierten „Industrie 4.0“ (Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz) wurde die Prozessoptimierung um eine digitale Dimension erweitert, die es nun bestmöglich in Bereiche wie Informations- und Kommunikationstechnologie zu integrieren gilt.
Geld als Motor der Wirtschaft ist im Einzelnen der Motor jedes Unternehmens. Neben laufenden finanziellen Herausforderungen wie Investitionen, Wartung und Personalkosten kamen in den letzten Jahren zahlreiche externe Faktoren hinzu, die die Finanzen der Unternehmen belastet haben: Die Covid-19-Pandemie (Sozialministerium), der Ukrainekrieg mit einhergehender Rohstoffteuerung und Inflation (Focus), die Globalisierung und der Klimawandel sowie Auflagen und Regulierungen (Spektrum), um diesen Herausforderungen zu begegnen. Kein Wunder also, dass viele Firmen nicht die personellen oder technologischen Mittel aufbringen konnten, mit den Entwicklungen Schritt zu halten.
Insbesondere der deutsche Mittelstand weist jedoch häufig einen Rückstand bei der Digitalisierung auf. Es gibt verschiedene Gründe dafür, wie beispielsweise veraltete Infrastruktur und ein Mangel an Fachwissen in den Unternehmen. Doch wie können Mittelständler in die richtige Richtung voranschreiten? In diesem Beitrag möchten wir einige Ratschläge geben, um den Erfolg in Unternehmen voranzutreiben. Ein Weg dazu ist die Verknüpfung von Prozessen (t3n).
Einen besonders heiklen – und bereits heute reformierbaren – Punkt stellen in dieser Hinsicht finanzielle Prozesse dar. Da diese Prozesse immer noch großteils analog ausgeführt werden, kosten sie die Unternehmen Zeit und Personal, was zudem mit einem höheren Fehlerrisiko einhergeht. Die Digitalisierung würde gerade hier zu einem effektiveren Ressourcenmanagement und einer wettbewerbsfähigeren Gesamtperformance beitragen (Getmoss).
Ein Beispiel für Digitalisierungsmöglichkeiten im Finanzbereich ist die „Robotic Process Automation“ (Computer Weekly). Robotic Process Automation (RPA) hat sich mittlerweile als bewährtes Instrument etabliert, um Prozesse zu automatisieren und die Digitalisierung voranzutreiben (Computerwoche). Doch was genau verbirgt sich hinter RPA? Hauptziel der RPA ist die Automatisierung von Schritten innerhalb bestimmter, einfacher Unternehmensprozesse, die sich stetig wiederholen und somit für eine Automatisierung prädestiniert sind. Vorteile sind dabei die oben beschriebene Ressourcen- und Zeiteinsparung sowie die Reduzierung bzw. Eliminierung von Fehlerquoten. Dadurch kann die menschliche Arbeitskraft dort eingesetzt werden, wo sie wirklich gebraucht wird, etwa bei kreativen Lösungsverfahren oder Entscheidungsvorgängen.
Gerade der Finance-and-Accounting-Bereich präsentiert sich als ideales Anwendungsfeld für RPA, da es hier zahlreiche Prozesse gibt, die repetitive Handlungen erfordern (MoreThanDigital). Wichtig ist anfangs die korrekte Einbindung der entsprechenden Software-Roboter in die vorliegenden Systeme mithilfe klarer Wenn-Dann-Anweisungen. So wird ein kontinuierlicher und rascher Bearbeitungsprozess sichergestellt. Dafür muss eine Prozessanalyse durchgeführt werden.
Der erste Schritt bei einer Prozessanalyse ist die Identifikation von einzelnen Prozessen und ihrer Interaktion mit ähnlichen Prozessen: Welche Prozesse gehören wie zusammen? Eine gute Anforderungsanalyse ist dafür unerlässlich (Technikum Wien). Die Unterscheidung zwischen digitalen und analogen Prozessen kann zunächst vernachlässigt werden. Vielmehr sollte ein Gesamtbild entstehen, das so umfassend wie möglich ist. Neben der deskriptiven Beschreibung sollte letzten Endes auch eine normative Analyse funktionierender und verbesserungswürdiger Aspekte innerhalb der Prozesse erfolgen. So wird die notwendige Basis für eine Prozessoptimierung geschaffen.
Gleichzeitig werden die Hauptaspekte für einen suboptimalen Prozessdurchlauf offenbar: Zum einen eine zu große Menge an Schnittstellen, zum anderen mangelhafte Datenqualität. Unvollständige Datensätze können beispielsweise den gesamten Abwicklungsprozess retardieren oder sogar stoppen. Ein Abgleich der Stammdaten sollte daher zwingend in jede Prozessanalyse eingehen (Anigma). Fehlende Daten sollten ergänzt oder neu angelegt werden. Nur so kann eine optimale Prozessautomatisierung gewährleistet werden.
Eine Prozessoptimierung muss nicht unbedingt eine technologische Lösung beinhalten. In den meisten Fällen sollte sich die technologische Optimierung ohnehin auf ein Minimum beschränken, da die Mitarbeitenden, die mit den neuen Programmen und Systemen arbeiten, oft nicht dieselben sind, die sie implementiert haben. Wenn eine vollständig technologische Prozessoptimierung durchgeführt wird, sollten die später mit den Resultaten betrauten Mitarbeitenden in den Installationsvorgang eingebunden werden (IT-Daily). Oft reicht die Effizienzsteigerung oder Vereinfachung bestehender Prozesse, um eine ergebnis- und gleichermaßen mitarbeiterorientierte Verbesserung zu erreichen.
Sollte dies jedoch nicht möglich sein, da bereits alle erdenklichen Simplifikationen und Effizienzstrategien ausprobiert wurden, muss ein umfassendes Neukonzept entwickelt werden. Hierbei sollte man sich nicht auf ein Konzept versteifen, da eine Vielzahl von Lösungsansätzen auch eine Vielzahl von Problemen enthüllt, die bei der Betrachtung durch ein einziges Lösungskonzept womöglich nicht umfänglich beachtet worden wären. Außerdem ergänzen sich diverse Konzepte bei der allmählichen Annäherung an ein Endkonzept. Die Ideenfindung kann sich vielfältig gestalten.
Beispielsweise kann ein „systematisch-logisches Verfahren“ zur Anwendung kommen. Hierbei wird zunächst das Hauptproblem identifiziert und in mehrere kleinere Probleme untergliedert. Für diese Teilprobleme werden im Anschluss Lösungen vorgeschlagen bis das Hauptproblem gelöst ist. Im Kontrast zum systematisch-logischen Verfahren gilt es beim „kreativen Verfahren“, schnellstmöglich eine Vielzahl an Ideen zu entwickeln, die das Hauptproblem betreffen. Methoden des kreativen Verfahrens sind beispielsweise Brainstorming und Mindmapping. Wichtig ist hierbei die Expertise der einzelnen Stichwortgebenden, die aus verschiedenen Wissensbereichen kommen und zumindest teilweise über gute technische Kenntnisse verfügen sollten. Der Lösungsfindungsprozess muss darüber hinaus nicht allein betriebsintern bestritten werden: Die Konsultierung von Beratungsunternehmen stellt immer eine Möglichkeit dar, solange gewährleistet ist, dass die erarbeiteten Konzepte am Ende für die Mitarbeitenden verständlich bleiben (Business-Wissen).
Welche Konzeptionsmethode sich für ein Unternehmen am besten eignet, hängt neben individuellen Gegebenheiten von zahlreichen Kriterien ab. So können die gewünschte Umfänglichkeit der Prozessoptimierung, ihre allgemeine Verständlichkeit, die Nutzerfreundlichkeit, die Ressourcenintensität oder die Aktualisierbarkeit eine wichtige Rolle für die Entscheidung einer bestimmten Konzeptionsmethode spielen.
Die richtige Software ist entscheidend, wenn es um RPA geht. Daher empfiehlt sich vor der Automatisierung eine tiefergehende Beschäftigung mit potenziellen Automatisierungsprodukten. Ein häufig genanntes Kriterium ist beispielsweise die Datenspeicherung in europäischen Datenzentren, die einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten leisten kann (Digital Business Cloud).
Diesen Text hat Shan Ruhhammer als Ausschnitt seiner Masterarbeit im Bereich der Wirtschaftsinformatik zum Thema „Die Zukunft der Digitalisierung: Automatisierung von Order-to-Cash und Procure-to-Pay Prozessen anhand Robotic Process Automation (RPA)“ verfasst. Er erschien zuerst in unserem Newsletter GI-Radar. Alle Ausgaben gibt es hier zum Nachlesen.
