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Content Management

Viele Content-Management-Systeme (CMS) sind aus bestehenden Anwendungen hervorgegangen und lassen noch heute den Branchen- oder Technologiefokus ihrer Urheber erkennen (wie z.B. Dokumentenmanagementsysteme, Redaktionssysteme, Workflow-Management-Systeme, Datenbankmanagementsysteme u.a.). Damit sind nicht alle Systeme, die den Namen CMS tragen, miteinander vergleichbar oder für einen Anwendungsfall beliebig einsetzbar.

Mit Content wird oft der Inhalt bezeichnet, der sich dem Betrachter auf einem Informationsträger optisch präsentiert.

Im Zusammenhang mit CMS muss der Begriff „Content" präzisiert werden. Ein innovatives CMS behandelt Content als Summe von wesentlichen Einzelinformationen. Diese sind Struktur, Darstellungsform und Inhalt (Abb. 1). Besonders dann, wenn Informationen nicht nur für das menschliche Auge bestimmt sind, sondern auch zur automatisierten Weiterverarbeitung (single source multiple media, d.h. einmal erstellen, aber mehrfach und auf verschiedenen Medien publizieren) oder Weiterverwendung (syndication) eingesetzt werden, führt dies zwangsläufig zu einer Zerlegung und separaten Datenhaltung dieser drei wesentlichen Bestandteile.

Was ist Contentorientierung?

In allen Dokumenten bzw. Informationsträgern ist diese Dreiteilung enthalten; man kann auch von der Anatomie der Dokumente bzw. Informationen sprechen. Oft lässt sich die Anatomie der repräsentativen Ausprägung einer Information nur mit dem Auge des Betrachters analysieren. Die datentechnische Ausprägung lässt diese Abstraktion für eine Maschine oft nicht zu, da Inhalt und formale Layoutanweisungen vermischt wurden.

Die Anatomie von Dokumenten ergibt sich aus Informationen nach folgendem Muster:

  • Struktur, eine inhaltliche Definition der Einzelinformationen und ihrer Abfolge bzw. Verschachtelung.

    Beispiel: Eine Presseinformation kann aus Titel, Kurzzusammenfassung, Detailinformation, Ansprechpartner und Datum bestehen. Der Ansprechpartner ist wiederum eine übergeordnete Struktur von Elementen, die den Vornamen, Nachnamen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse beschreiben.

  • Darstellung, eine formale Beschreibung zur Repräsentation auf einem möglichen Ausgabemedium. Stylesheets enthalten informationstechnische Anweisungen, wie der Inhalt formatiert und positioniert werden soll.

    Beispiel: Damit eine Presseinformation per Post verschickt werden kann, muss sie auf Papier ausgedruckt werden. 
    Dafür wird der Inhalt im Layout so angeordnet, dass er eine DIN-A4-Seite optimal und der Corporate Identity des Unternehmens entsprechend ausfüllt. Dieselbe Presseinformation soll in ähnlicher Weise auf dem Webserver veröffentlicht werden. Dazu wird ein weiteres Stylesheet auf den Inhalt der Presseinformation angewandt, um dieselben Inhalte gemäß dem Web Styleguide zu präsentieren. Dieses Verfahren kann für beliebige Ausgabemedien angewandt werden, so dass der Inhalt jedes Mal unverändert bleibt und nur durch Stylesheets dem Ausgabemedium angepasst wird (single source multiple media).

  • Inhalt, der entsprechend der Strukturdefinition in Datenelementen abgebildet wird. Dabei ist die Datenhaltung des Inhalts von besonderer Bedeutung, denn die Metainformation muss erhalten bleiben.

    Beispiel: In der Presseinformation steht in der Strukturdefinition ein Inhaltselement mit der Bezeichnung „Titel". Der Inhalt dieses Elements beschreibt die Schlagzeile einer Pressemeldung. Datentechnisch muss der Inhalt mit der Metainformation „Titel" fest verbunden bleiben. Damit ermöglicht sich die automatisierte Erstellung von Verzeichnissen und Übersichtsseiten, die alle Schlagzeilen und Kurzzusammenfassungen von Presseinformationen darstellen.

CMS, die Daten entsprechend dieser Dreiteilung behandeln, verfügen über vielfältige Möglichkeiten zur weiteren clientseitigen und automatisierten Datenverarbeitung. Die Trennung von inhaltlichen und formalen Daten und der Einsatz von Stylesheets bieten neben der Darstellung von Informationen auf unterschiedliche Ausgabemedien einen weiteren wichtigen Vorteil: Die Informationen können benutzer- und bedarfsgerecht aufbereitet werden. Durch geeignete Benutzerprofile können die personen- und prozessrelevanten Sichten auf Informationen realisiert werden.

Durch den Dezentralisierungsgedanken ist grundsätzlich, aufgrund geringerer Durchlaufzeiten (time to action), eine höhere Aktualität gewährleistet. Die durchgängige elektronische Kommunikation reduziert sowohl Medienbrüche als auch die daraus resultierenden Folgefehler. Der klassische Informationsfluss entlang der Prozessketten führt auch im digitalen Zeitalter immer noch viel zu oft über Papier und Hauspostverteiler.

Die Kernprozesse und Funktionen, die von einem CMS unterstützt werden müssen, umfassen

  • Benutzerverwaltung (Gruppen, Rollen, Rechte),
  • Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates für Redakteure,
  • Erstellung (Authoring neuer redaktioneller Informationen),
  • Pflege (Editing von bestehenden Informationen),
  • Qualitätssicherung und Freigabe (Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen),
  • Steuerung (Release- und Verfallsdatenüberwachung (inkl. Versionierung und evtl. Archivierung), Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks wie z.B. zyklischer FTP-Export).

Zur Unterstützung dieser Prozesse bieten CMS wesentliche Systemfunktionen, die den Prozesseigner bei Routinetätigkeiten unterstützen und korrelierende Aufgaben automatisiert im Hintergrund ablaufen lassen können (z.B. das gleichzeitige Löschen von Verlinkungen, wenn eine Quelle entfernt wird).

Folgende Systemfunktionen bilden charakteristische Merkmale eines innovativen CMS: Trennung von Struktur, Darstellung und Rohinhalten, Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen, dynamische Einbindung von Rohinhalten in die Darstellungsvorlagen (Stylesheets) für unterschiedliche Ausgabemedien, Benutzerprofile und Konformität zur Corporate Identity, Unterstützung bei redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte und webbasierte Templates, Automatisierung der Pflege, Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen (Linküberprüfung), Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des Content-Lifecycle sowie Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung.

Systeme – Architektur und Technik

Content-Management-Systeme besitzen unterschiedliche Ausprägungen in der Architektur und in den eingesetzten Technologien. Die wesentlichen

Faktoren sind zum einen die technologische und anwendungsspezifische Historie der Systeme (z.B. Workflow- und Dokumentenorientierung) und zum anderen das angestrebte Einsatzszenario (z.B. Web-CMS). Wesentliche Komponente einer CMS-Architektur ist ein Systemkern zur Verwaltung von Inhalt, Strukturinformationen und Stylesheets. Darüber hinaus verfügen CMS-Architekturen über eine Komponente zum Publizieren des Contents. Neben dem Systemkern stehen Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung von Content zur Verfügung.

Im Bereich der Datenhaltung kommen bei CMS unterschiedliche Technologien zum Einsatz: von der dateiorientierten, indexsequentiellen und relationalen Datenhaltung bis hin zu OO-Datenbanken. Zum Teil werden eigenentwickelte Datenbanken oder Datenbankerweiterungen eingesetzt, um die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout abzubilden. Ein hohes Potenzial, speziell für XML-basierte CMS, bietet der Einsatz von OO-Datenbanken, da hier eine direkte, verlustfreie und wiederherstellbare Datenhaltung möglich ist.

Die Anforderungen an ein Betriebssystem auf Clientseite sind überwiegend durch einen PC oder einen Browser gegeben. Für den Server bzw. das CMS kommen weitgehend UNIX- und Windows-NT-Umgebungen zum Einsatz. Vor allem CMS mit hohen Volumina und hohem Anspruch an Performance greifen auf UNIX-basierte Betriebssysteme zu. Ein Teil der betrachteten CMS wird auch exklusiv auf Windows NT oder UNIX angeboten.

Die betrachtete Software ist weit gestreut und basiert auf eigenentwickelten Programmier- und Scriptsprachen oder herstellerspezifischen Standards, z.B. Lotus Notes, ASP, ColdFusion. Daneben finden sich CMS, die vollständig in der plattformunabhängigen Programmiersprache JAVA implementiert sind. Ein wesentlicher Trend liegt in dem Einsatz von JAVA als Implementierungssprache und -umgebung und XML als Beschreibungs- und Kommunikationsstandard.

Taxonomie

Aufgrund der unterschiedlichen Ausrichtungen und Technologien lassen sich keine typischen CMS erkennen. Eine anwendungsorientierte Klassifikation von webbasierten CMS ist nach dem Prinzip der Informationsaktualisierung und des Publishing möglich.

Staging-Server

Er ist für die Darstellung statischer Informationen geeignet, die zyklisch geändert werden müssen. Bei dieser Art von CMS werden die Inhalte auf einem eigenen Server erstellt und verwaltet. Zu einem definierten Zeitpunkt wird ein Generat aus statischen HTML-Seiten erzeugt (Staging) und auf einen Webserver exportiert (Abb. 2).

LIVE-Server

Dieser ist für Informationen geeignet, die dynamisch erstellt oder geändert werden müssen (Abb. 3). Die Informationen sind durch Kurzlebigkeit und schnell abfolgende Aktualisierungszyklen gekennzeichnet (z.B. laufende redaktionelle Nachrichtenmeldungen, Kursverlauf von Wertpapieren).

Literatur

  • Altenhofen, C.: XML – Informationsstrukturierung in Internet und Intranet. In: Computerworld Schweiz 41, 7–12 (11.10.1999)
  • Bullinger, H.-J. (Hrsg.), Schuster, E., Wilhelm, S.: Content Management Systeme: Auswahlstrategien, Architektur und Produkte. Düsseldorf: Verlagsgruppe Handelsblatt, Wirtschaftswoche, 2000
  • Gersdorf, R.: Prozessorientiertes Content-Management: Entwicklungstendenzen im Dokumentenmanagement. Wirtschaftswissenschaftliches Studium 29(9), 523–527 (2000)
  • Karajannis, A., Bissel, T.: Website-Verwaltung: Content-Management-Systeme im Vergleich. iX 11, 66–75 (2000)

Autor und Copyright

Erwin Schuster, Stephan Wilhelm 
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, 
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