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Blogbeitrag

Produktivitätswerkzeuge

Wieder einmal den ganzen Tag am Rechner gesessen? Und dennoch haben Sie  abends ein schlechtes Gewissen, weil Sie „nichts“ geschafft haben? So geht es vielen Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeitern.

Jetzt ist die Zeit der guten Vorsätze. Kein Wunder, dass Strategien für mehr Produktivität und Kurse zur Selbstoptimierung gerade Hochkonjunktur haben. Auch Empfehlungen für „Die besten 5 Todo-Apps“ machen wieder die Runde, um endlich diese lästige Prokrastination zu zügeln.

Wir stellen Ihnen in dieser Ausgabe eine – absolut subjektive – Auswahl von Werkzeugen und Strategien vor (natürlich ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Systematisch arbeitenden Menschen gefällt vielleicht die PARA-Methode (fortelabs.co). Damit lassen sich digitale Informationen und Aktivitäten organisieren. Eingehende Informationen gehören demnach entweder zu einem „Project“, einer „Area of Responsibility“, sind eine „Resource“ oder wandern ins „Archive“. Zur Umsetzung der PARA-Methode reicht eine Ordnerstruktur im Dateisystem. Oft werden jedoch Notiz-Apps wie Evernote oder Notion dazu verwendet. Gerade solche beliebten Anwendungen speichern ihren Datenbestand allerdings oft im Ausland. Mehr Kontrolle über die eigenen Daten bieten selbst-hostbare Webanwendungen wie Outline oder Anwendungen wie DevonThink (nur für Mac und iOS, devontechnologies.com).

Die meisten Notiz-Apps organisieren Wissen mit Ordnern oder Tags. Es gibt aber auch Lösungen, mit denen sich Notizen frei untereinander verlinken lassen. Dadurch soll ein umfassendes Personal Knowledge Management möglich werden, eine Idee, die auf Luhmanns Zettelkasten zurückgeht. Bekannt machten diesen Ansatz vor allem Roam Research und Obsidian. Letzteres bietet zwar durch das Markdown-basierte Dateiformat eine hohe Datensouveränität; wie die meisten Produktivitätsanwendungen wird es allerdings kommerziell entwickelt. Eine Open-Source-Alternative ist logseq. Liebhaber von Emacs werden vermutlich den org-mode ihres Editors nutzen.

Ein Klassiker ist „Getting Things Done“ (de.wikipedia.org), eine Methode zur Verwaltung anstehender Aufgaben. Viele Task-Manager implementieren das grundlegende Schema, das Aufgaben in einer Inbox sammelt und von dort aus auf Bereiche und Projekte verteilt. Neben vielen Smartphone-Apps gibt es übrigens auch puristischere Ansätze, etwa TaskWarrior – ein Task-Manager für Linux, der direkt aus dem Terminal heraus bedient wird. Dass es wirklich nicht viel braucht, zeigt Jeff Huang, der Todos seit 12 Jahren in einer einzigen TXT-Datei verwaltet, die inzwischen über 37.000 Zeilen fasst (jeffhuang.com).

Produktivitätsoptimierende schwören für zusätzlichen Produktivitätsgewinn auf ein Ritual, den „Weekly Review“ (fortelabs.co). Einmal pro Woche nimmt man sich Zeit und blickt zurück, schließt lose Enden, räumt den digitalen Arbeitsplatz auf und plant die nächste Woche. Außerdem nimmt man sich Zeit zur Reflexion und Planung der persönlichen Ziele. Mittelfristig soll man dadurch produktiver werden, etwa durch eine bewusstere Wahrnehmung der eigenen Arbeitsweise und störender Umwelteinflüsse.

Ein Mehr an Produktivität setzt also mitunter voraus, dass wir uns neue Gewohnheiten antrainieren. Bekanntermaßen scheitern solche Unterfangen oft an der eigenen Willenskraft. Neben Gamification-basierten Ansätzen zur Konzentration, etwa der Forest App, gibt es auch verhaltensökonomische Ansätze zur Motivationssteigerung, etwa Beeminder. Bei diesem Dienst machen Sie zunächst mit sich selbst ein Ziel aus. In den folgenden Wochen werden Sie dann automatisiert nach Ihrem Fortschritt befragt. Kommen Sie vom Weg zum Ziel zu weit ab, bucht der Dienst eine vorher festgelegte Strafzahlung vom Konto ab.

Vielleicht scheitert es bei Ihnen aber ja gar nicht an Prokrastination oder mangelhafter Aufgabenverwaltung. Vielleicht fehlt Ihnen schlicht die Zeit, etwa wegen zu vieler Video-Calls oder weil Sie durch das Dauerfeuer an Nachrichten im Team-Chat von der Arbeit abgehalten werden. Gerade für dezentral arbeitende Teams können mangelhafte Meeting-Kultur und ineffiziente Abläufe zum Problem werden. Die Abhilfe? Statt einer synchronen Arbeitsweise, die wir aus dem Büro kennen, braucht es asynchrone Abläufe (xahteiwi.eu). Wenn also nächste Woche jemand einen Video-Call oder ein Meeting vorschlägt, dann sagen Sie am besten „Nein!“.

Das Thema im Fokus hat dieses Mal Dominik Herrmann geschrieben. Welche produktivitätssteigernden Strategien und Werkzeuge haben Ihr Leben verbessert? Was funktioniert bei Ihnen nicht? Wir freuen uns über Ihre Einsendungen.