Interview

Immer mehr Prozesse werden durchgängig IT-gestützt umgesetzt

Im Interview mit dem Magazin automotive IT erläutert Dr. Elke Radeke, ehemaliges Mitglied des GI-Präsidiums und Vorstand der INCONY AG warum die IT-Abteilungen eng mit den anderen Fachabteilungen zusammenarbeiten müssen, wie das Gelingen kann und welchen Nutzen die SCRUM-Methode in der Softwareentwicklung hat.

Der Gap zwischen IT und Fachabteilungen ist schon lange ein Thema. Hat sich hier aus Ihrer Sicht hier bereits etwas verändert?

Der Gap war vor einigen Jahren und Jahrzehnten noch deutlich spürbar als heute. Er hat die Akzeptanz von IT-Lösungen und die Produktivität verringert und hatte sehr unterschiedliche Gründe, wie beispielsweise ein geringes IT-Knowhow in den Fachabteilungen oder Ressourcenengpässe in der IT-Abteilung. In den letzten Jahren wurden aber viele IT-Lösungen immer intuitiver in der Nutzung, oft mit Web-Oberfläche und im Zeitalter von Smartphones und Internetshopping sind IT-Kenntnisse auf diesem Level recht verbreitet. Mein Unternehmen hat beispielsweise eine web-basierte Software für die Produktdatenpflege (PIM) und das Crossmedia Publishing. Die Schulung dieser recht umfangreichen Software dauert für die Produktdatenpfleger aus den Fachabteilungen nur einen Tag und für die Administratoren oft nur zwei Tage. Das gilt auch für die Automotive-Branche, deren Daten in der Regel komplexer strukturiert sind.

Die Digitalisierung und neue Geschäftsmodelle haben die Notwendigkeit einer sehr engen Zusammenarbeit noch einmal deutlich gesteigert. Ist dieses Bewusstsein in den Unternehmen angekommen?

Die Digitalisierung erlaubt es immer mehr Prozesse durchgängig IT-gestützt umzusetzen. Je mehr Vorteile ein Mitarbeiter von einer IT-Lösung hat, desto höher ist die Akzeptanz in der Fachabteilung und das resultiert häufig auch in einer positiven Grundstimmung der IT-Abteilung oder dem IT-Dienstleister gegenüber. Da das Funktionieren der IT-Lösungen aber wichtig ist für die Prozesse der Mitarbeiter und dem Vorankommen in ihrem Arbeitsalltag, ist entscheidend, dass die IT zeitnah auf Probleme eingeht und diese löst oder Workarounds anbietet. Das Bewusstsein für eine solche gute Zusammenarbeit ist in den Unternehmen durchaus angekommen. So fragen bei uns die Firmen aktiv nach Reaktionszeiten bei IT-Problemen nach, da die Fachabteilungen im Falle unserer Produktdatenbanksoftware direkt mit uns als IT-Dienstleister Kontakt aufnehmen. Dabei wird insbesondere geschätzt, dass wir zum einen mit einem Ticketsystem strukturiert Anforderungen aus den Fachabteilungen aufnehmen und bearbeiten, aber bei Problemen auch eine telefonische Hotline zu Experten verfügbar ist, die zeitnahe Problemlösungen ermöglicht.

Wie stark muss sich die IT umorientieren? Welchen Anteil am Problem hat die sprichwörtliche Introvertiertheit vieler Informatiker? Wie lässt sich hier etwas verändern? Wie groß ist Ihrer Einschätzung nach die Bereitschaft dazu?

Die Informatik ist sich schon seit vielen Jahren unterteilt in Jobs mit starken Kommunikationsbedarf (wie IT-Berater, Projektleiter) und solchen von Softwareentwicklung, -anpassung, -administration. Bei der ersten Gruppe waren introvertierte Personen nie gefragt, aber auch in der zweiten Gruppe ist Teamwork erforderlich. Das wird auch verstärkt in IT-Ausbildung und -Studium berücksichtigt. So werden beispielsweise in Paderborner Berufsschulen für Fachinformatiker mehrmals Projektarbeiten für Teams durchgeführt und an der Uni. gibt es einjährige Projektarbeiten, bei denen sich das Team selber organisieren muss, Aufgaben aufgeteilt, abgestimmt und dokumentiert werden. In unserem IT-Unternehmen müssen sich Projektleiter intensiv mit den Kunden abstimmen, ihre Anforderungen aufnehmen und passende Lösungen erarbeiten. In unserer Softwareentwicklung werden die Module in sogenannten SCRUM-Sprints in Teams weiterentwickelt. Daher entspricht das Klischee eines introvertierten Informatikers, der im Keller tagelang vor dem Computer sitzt und irgendwann seine Software „über den Zaun wirft“ weder den aktuellen Ausbildungen noch dem Arbeitsalltag von Informatikerinnen und Informatikern. Vielleicht ist die gefühlte Introvertiertheit von IT-lern im eigenen Unternehmen auch manchmal ein Resultat von Ressourcenengpässen, wenn z.B. die für SAP-Anpassungen zuständigen Kollegen von allen Fachabteilungen neue Anforderungen erhalten, aber aus Ressourcengründen nicht alle zeitnah umsetzen können.

Wie sehen Beispiele für eine fruchtbare Zusammenarbeit aus, was machen diese Unternehmen anders, z.B. Beispiel bei der Teambildung von Fachabteilungsmitarbeitern und IT-lern?

Für eine fruchtbare Zusammenarbeit sind ein Zusammengehörigkeitsgefühl und Transparenz entscheidend. Nach meiner Erfahrung ist es wichtig, immer Hauptverantwortliche für die Schnittstelle Fachabteilung(en) und IT zu definieren. Zu Anfang neuer IT-Projekte ist ein persönliches Kennenlernen dieser Personen empfehlenswert, während danach bei verteilten Teams durchaus produktiver über Mails, Webconferencing o.ä. kommuniziert werden kann. Außerdem sollte stets transparent sein, was die IT-Abteilung bzw. der IT-Dienstleister von den verschiedenen Fachabteilungen an Aufgaben hat. So hat jeder der Hauptverantwortlichen einen Überblick und es können Fachgruppen-übergreifend Prioritäten definiert werden. Wir nutzen dafür ein Ticketsystem, in den die Fachabteilungen/Kunden Aufgaben eintragen und danach verschiedene Abstimmungsprozesse für Probleme, Erweiterungen etc. angestoßen werden. Außerdem nutzen wir als Methodik SCRUM und priorisieren alle zwei Wochen die für den nächsten Sprint durchzuführenden Aufgaben. Das hat die Notwendigkeit für Feuerehraktionen reduziert, die IT-ler können effizienter und besser an den Aufgaben arbeiten und die Termintreue der Aufgaben ist sehr gut.

Wie erfolgsentscheidend ist die Teamfähigkeit der IT in Zukunft aus Ihrer Sicht?

Teamfähigkeit ist sehr entscheidend, da die Unternehmen im Zuge der Digitalisierung von der IT in hohem Maße abhängen wie es die Industrie bislang von der Produktion war. Wenn die Produktion für Stunden stillsteht, dann geht richtig Umsatz verloren. Und so wird es immer stärker auch mit der IT sein, bei einigen Prozessen ist es schon heute so. Dabei hören die IT-Prozesse nicht an der Unternehmensgrenze auf, sondern binden weitere Firmen ein. So erhalten wir derzeit von Automotive Aftermarket Unternehmen vermehrt Anfragen zu einer Produktdatenbank, aus der sie nicht nur Produktdaten für TecDoc exportieren und damit den europäischen Händlern zur Verfügung stellen können, sondern die Produktdaten sollen für die Amerikanischen Standard ACES/PIES, das französische Autodata, das britische MAM, usw. ausgeleitet werden, um schnell aktuelle Daten an Partner zu senden, die das für den eigenen Vertrieb nutzen. Und je mehr und schneller eine Firma weitere dieser Formate unterstützt, umso eher wird man bei ausländischen Händlern gelistet, was wiederum den Absatz ankurbeln kann. Und damit solche Prozesse gut funktionieren, müssen nicht nur die IT-Lösungen sondern auch die Menschen der Firmen gut zusammenarbeiten.

Zur Person: Dr. Elke Radeke

Dr. Elke Radeke ist Vorstand der Incony AG, einem Software-Anbieter und -Dienstleister für die effiziente Pflege von Produktdaten und Bildern sowie die automatisierte Erstellung von Printkatalogen, Preislisten, Datenblättern, Webshops, Webkatalogen und Apps. Sie ist Sprecherin der GI-Regionalgruppe Ostwestfalen / Lippe und war als Sprecherin der Regionalgruppen lange Mitglied des GI-Präsidiums.